Niets spreekt beter tot de verbeelding dan voorbeelden uit de praktijk. Hieronder een aantal praktijkgevallen die Bedrijfsmaat heeft begeleid en die voor de betrokken ondernemers tot meer grip, succes en plezier bij ondernemen hebben geleid.

Voorbeeld 1. Van vakidioot naar ondernemer (meer dan 34% omzetstijging binnen 1 jaar en een verdrievoudiging van het resultaat)

Voorbeeld 2. "Ik onderneem op gevoel en mijn gevoel laat me niet snel in de steek" (van een resultaat met 6 cijfers in het rood, binnen een jaar naar 6 cijfers in het zwart)

Voorbeeld 3. "Help ik maak Winst". (van een wisselvallig resultaat van gemiddeld 1,5% naar een resultaat van 2,5% in het eerste jaar en meer dan 10% in het 2e jaar)

Voorbeeld 4. Inzicht in cijfers die er écht toe doen.

Voorbeeld 1.“Van vakidioot naar ondernemer”.

Jarenlang met plezier een vak uitgeoefend en met wat medewerkers een leuk bedrijf opgezet. Maar dan gooien fysieke klachten roet in het eten. Er wordt besloten om het over een andere boeg te gooien en het bedrijf te laten groeien, zodat de vakkennis niet verloren gaat en de betreffende ondernemer niet arbeidsongeschikt hoeft te worden.

De vraag

“Het bedrijf groeit, we krijgen steeds meer personeel, maar het blijft ongelofelijk druk. De werkdruk is enorm en we weten eigenlijk niet of er (genoeg) winst wordt gemaakt”. “Waar heb je het druk mee?” was mijn eerste vraag. “Met alles” was het oprechte antwoord.

Het werkelijke probleem

Dit is een typisch geval van een ondernemer die vanuit passie voor zijn vak als ondernemer is begonnen. Door het kwalitatief hoogwaardige werk dat wordt geleverd blijft het werk binnenstromen. Nieuwe mensen aannemen leidt tot meer werk, maar niet tot meer rust. Het probleem is dat deze vakidioot nooit ‘les heeft gehad in het vak ondernemen’. Hier is ook geen echte ‘leerschool’ voor. De praktijk is je leerschool.

Wat ging er mis

Wanneer je onvoldoende inzicht hebt in wat je mist, kan het verdraaid lastig zijn om te weten waar je moet beginnen. Dat was ook hier het geval. De betreffende ondernemer was een kei in zijn vak, maar had geen benul van wat zijn sterke en zwakke kanten als ondernemer waren. Daarnaast ontbrak het hem aan financiële-, of bedrijfskundige-, basiskennis om antwoord te kunnen geven op een aantal essentiële vragen die van belang zijn om je bedrijf te sturen. Dit zijn vragen als:
- wat is het aantal werkbare dagen van je bedrijf
- wat kost het je om je bedrijf een dag geopend te hebben
- wat is je kostprijs
- wat is de capaciteit van je bedrijf (waarmee bepaal je wat je verdient met je bedrijf)
- wat is je toegevoegde waarde

De oplossing

Eerst is er een scan gemaakt van de ondernemer en zijn compagnon, zodat er een goed beeld ontstond bij welke ondernemerskwaliteiten er al binnen het bedrijf aanwezig waren en welke kwaliteiten er nog ontbraken. Daarnaast werd er een analyse gemaakt om financieel inzicht te krijgen. Op deze manier ontstond er een vertrekpunt voor de betrokken ondernemers. Op basis van dit vertrekpunt kon bepaald worden:
- dat er in financiële zin nog genoeg “muziek in de onderneming zat”
- wat de doelstellingen zouden worden
- welke route gevolgd moest worden
- wie er nog bij moest komen om het team te versterken

Er werd een volledig jaarplan opgesteld op basis waarvan prioriteiten werden gesteld om van A naar Beter te gaan. Door een intensieve begeleiding was het mogelijk om de ondernemers de rol aan te laten nemen die ze zelf willen en kunnen spelen.  

Gevolg

In de maanden daarna werden er een aantal belangrijke medewerkers aangenomen om het team te versterken. Degene die verantwoordelijk was voor de boekhouding kreeg een belangrijkere rol in het bewaken en financieel sturen van het bedrijf. Op deze manier is de benodigde essentiële kennis snel en makkelijk voorhanden en kan er snel geschakeld worden.

Door meer inzicht weten de ondernemers beter waar ze op moeten focussen. Doordat er grip is gekomen op de financiën worden er betere resultaten behaald. Doordat duidelijk is
- waar de mensen voor staan
- waar het bedrijf voor gaat
- wat de kernwaarden zijn
- hoe men tewerk gaat
ontstaat er meer rust en wordt er met meer plezier gewerkt.

Voorbeeld 2.“Ik onderneem op gevoel en mijn gevoel laat me niet snel in de steek”.

Een productiebedrijf draait al meer dan tien jaar achter elkaar winst en groeit. In korte tijd zijn er door de drukte extra mensen aangenomen in de productie. De directeur eigenaar ervaart een financieel tekort. De ruimte op de rekening courant wordt bijna volledig gebruikt. Er worden steeds grotere orders aangenomen, waardoor er meer geproduceerd moet worden en meer moet worden ingekocht. De informatie uit het boekhoudpakket geeft onvoldoende houvast voor de ondernemer, want hij ervaart een liquiditeitsprobleem dat gevoelsmatig voortkomt uit de extra inkoop van goederen die gedaan moet worden om de orders te kunnen produceren.

De vraag

Er werd mij gevraagd of ik misschien eens kon kijken of ze extra krediet zouden kunnen opnemen in verband met de toegenomen vraag. Een op het eerste gezicht logische vraag vanuit de ondernemer. Het aantal grote orders neemt in relatief korte tijd toe en er moet extra worden ingekocht. Toch begint het bij mij als bedrijfsadviseur al snel te ‘jeuken’ wanneer er extra krediet wordt aangevraagd. Zeker wanneer het reguliere rekening courant krediet al redelijk hoog is.

“Waar komt de explosieve stijging in de vraag vandaan?” vroeg ik nieuwsgierig. “Ja, die nieuwe productgroep, daar is ongelofelijk veel vraag naar de laatste maanden”. “En bevat deze productgroep producten die qua samenstelling veel afwijken van de bestaande productgroepen?”. “Ja zeker” was het antwoord van de ondernemer.

Het werkelijke probleem

“Wanneer is de laatste keer geweest dat je een kostprijsberekening hebt gemaakt?” was mijn vervolgvraag. “Toen we begonnen zijn met die nieuwe productgroep” was het antwoord. “En hoe heb je dat gedaan?”. “Gewoon de accountant gebeld en gevraagd wat we moesten doen. En die vertelde dat we dat op dezelfde manier moesten berekenen als de andere productgroepen”.

Wat ging er mis

Hier is het misgegaan. Het maken van een kostprijsberekening is op zich geen hogere wiskunde, maar moet wel zorgvuldig worden uitgevoerd, om fouten te voorkomen. In dit geval is de methodiek die gehanteerd werd voor de ene productgroep voldoende gebleken (getuige de behaalde winst in de voorgaande jaren). De kostprijsberekening voor de nieuwe productgroep pakte echter volkomen verkeerd uit.

Bij de gehanteerde kostprijsberekening werd door de ondernemer rekening gehouden met de inkoopwaarde van de producten en daar werd een factor op los gelaten om de bruto-prijs mee te bepalen. Deze factor bleek voldoende om winst te realiseren voor de bestaande productgroep. De nieuwe productgroep echter had een relatief lage inkoopwaarde. Door eenzelfde factor daar op los te laten was de bruto-marge op het product weliswaar dik in orde, alleen werd er geen rekening gehouden met de productiekosten van de nieuwe (maar ook niet van de oude) productgroep. Gevolg: de verkoopprijs van de nieuwe productgroep lag vér beneden de Kostprijs. De winst die gemaakt werd bij de ene productgroep werd volledig teniet gedaan door het verlies binnen de nieuwe productgroep.

Gevolg: er werd gedurende bijna 1,5 jaar lang een nieuwe producten-range met verlies verkocht, waardoor het bedrijf bijna failliet dreigde te gaan. Maar hoe kan dit dan gebeuren vraag je je af als je toch ook nog een accountant hebt? In dit geval kwam de accountant met prachtige jaarcijfers over 2017. In de praktijk echter (en zo ook in dit geval) worden deze vaak laat in het volgende boekjaar gepresenteerd (oktober). Het geschetste beeld (de positieve cijfers) kwam alleen niet overeen met het gevoel van de ondernemer (omdat deze in 2018 al 10 maanden flink verlies aan het maken was). Al met al een vervelende samenloop van omstandigheden, maar wel met verstrekkende gevolgen.

De oplossing

Voor beide productgroepen heb ik een aparte kostprijsberekening gemaakt. Vervolgens zijn voor de verlieslatende producten de prijzen verhoogd, zodat er geen verlies meer werd gemaakt.

Gevolg

In de maanden daarna werd er weer structureel winst gemaakt, zodat er weer ruimte was voor inspiratie, succesmomenten en een gelukkige ondernemer.

Dus ook al onderneem je op basis van je gevoel: zorg ervoor dat je af en toe een juiste kostprijsberekening maakt. Hoe? Vraag je Accountant of bedrijfsadviseur hoe je ‘meer winst in de praktijk brengt’ of lees het in een van mijn blogs.

Voorbeeld 3. "Help ik maak Winst…".

Ken je dat gevoel? Je maakt winst maar je weet niet of het goed is of niet. Staat de winst in verhouding tot het risico dat je loopt? Staat het in verhouding tot de investeringen die zijn gedaan? Winst is in de eerste plaats noodzakelijk om ervoor te kunnen zorgen dat je je kunt blijven ontwikkelen. Ontwikkeling van jezelf, je mensen en je bedrijf. Dat zorgt voor inspiratie, succes en geluk. Dáár doe je het voor. Uiteraard bepaal je zelf of je tevreden bent met de winst die je maakt, maar wat nou als je 2 x zoveel winst zou kunnen maken met hetzelfde team en dezelfde middelen?

In dit praktijkvoorbeeld een handelsonderneming die gemiddeld al meer dan 10 jaar winst draait. Daarnaast groeit het bedrijf qua omzet en qua medewerkers. De betreffende ondernemer wil in dit geval weten waarom het ene jaar € 72.000,- winst wordt gemaakt en het jaar daarop € 32.000,- verlies. Dan weer een jaar met € 54.000,- winst en dan een jaar met € 18.000,- verlies gevolgd door een jaarwinst van € 82.000,-. Gemiddelde winst circa € 31.000,- (naast het ondernemersinkomen) over 5 jaar, maar wel een grillig verloop.

De vraag

Is het mogelijk om boekhoudkundig het grillige verloop van de winst ‘recht te trekken’? Er is dus eigenlijk geen écht dringend probleem, maar wel behoefte aan een échte oplossing. Een op het eerste gezicht logische vraag van de ondernemer. Het grillige verloop van de winst kan wellicht problemen opleveren wanneer er een financiering aangevraagd moet worden (zakelijk of privé).

Toch is het boekhoudkundig ‘rechtzetten’ voor mij als bedrijfsadviseur een pleister op de verkeerde wond. Zeker wanneer het bedrijf wil groeien en grip steeds belangrijker wordt. Daar komt bij dat je voor boekhoudkundige zaken niet bij mij moet zijn; ik ben immers geen accountant.

Het werkelijke probleem

Door de groei van een bedrijf neemt ook het aantal taken en verantwoordelijkheden van een directeur en/of eigenaar toe. In de praktijk echter zul je altijd de persoonlijke voorkeuren (en daaraan gekoppelde werkzaamheden) terug zien. Dit is niet alleen heel begrijpelijk, het is zelfs logisch. Het kan echter wel leiden tot ongewenste situaties. Soms kunnen deze problematisch zijn (al zijn ze meestal gelukkig alleen maar vervelend). Voor ondernemers is dit herkenbaar doordat ze: ‘het gevoel hebben dat ze geleefd worden’ of ‘de hele dag brandjes aan het blussen zijn’. Andere bekende uitlatingen zijn dan ‘het is gewoon druk’ of ‘ik kom niet toe aan mijn eigen(lijke) werk’.

Wat er vaak gebeurt in dit soort gevallen is dat de ondernemer vroeger begint met werken en/of langer door gaat. Of in het weekend ‘nog wat extra uurtjes mee pikt’.

Wat ging er mis

Samen met de groei van het bedrijf nam ook het producten-palet toe. Van iets meer dan 1.000 verschillende producten naar meer dan 2.500 artikelen. Logisch gevolg van een enthousiaste en commerciële ondernemer. Ook wanneer er individueel wordt gekeken naar de marges is er niet direct reden tot paniek. Het ‘probleem’ dat ontstaat is echter dat het voor de (buitendienst)medewerkers steeds lastiger is om te bepalen waar het bedrijf voor gaat en voor staat. Datzelfde geldt ook voor de ondernemer. Daardoor is het lastig om een strategie te bepalen die langdurig succesvol is, laat staan dat je wendbaar bent. Bedrijfskundige en bedrijfsstrateeg Camilla van den Boom deelde in haar boek 3458 al dat bedrijven in de toekomst wendbaarder moeten zijn dan ooit.

De oplossing

Door samen met de ondernemer ‘terug naar de tekentafel te gaan’ werd weer duidelijk waar het bedrijf voor staat. Wat de kritische prestatie indicatoren waren waarmee het bedrijf zich onderscheidde van de concurrenten en dus sterk in was. Vervolgens werd de ‘nieuwe’ visie en missie gedeeld met het hele team. Dat leidde vervolgens weer tot enthousiasme, waarmee een gezamenlijke strategie werd bepaald die werd gedragen door het hele team. Een derde van het producten-palet werd vervolgens geschrapt.

Gevolg

Duidelijkheid binnen het hele team. Niet alleen voor wat betreft de focus qua producten-range en dienstverlening, maar ook duidelijkheid voor wat betreft (omzet)verwachtingen en aandachtsgebieden. Én een hogere winst.
Dus al is er niet altijd een financiële noodzaak: blijf jezelf uitdagen zodat je je ontwikkelt. Ontwikkeling zorgt inspiratie, succes en geluk. Vraag jij je af hoe ik ondernemers help met hun ontwikkeling? Bekijk dan mijn stappenplan op: www.meerwinstmaken.nl 

Voorbeeld 4. “Inzicht in de cijfers die er toe doen”

Herken je dit? Je bent net bij je accountant geweest en zij/hij heeft je uitgelegd wat de winst (of het verlies) was het afgelopen jaar. Er wordt toelichting gegeven op wat ‘fiscale posten’ en je hebt kunnen lezen wat de solvabiliteit en rentabiliteit was. Op het vreemd vermogen én het eigen vermogen. Kortom je bent weer helemaal bijgepraat.

En als je thuis komt vraagt je partner: “En hoe was het bij de Accountant”. “Oh wel goed” antwoord je. “Was er nog wat nieuws te melden?” is de vervolgvraag. “Niets bijzonders, ze hebben nog een extra aftrekpost kunnen vinden” weet je nog voort te brengen. Maar als je eerlijk bent ben je al meer dan de helft vergeten van wat er besproken is en een paar dagen later op de zaak besef je je dat er nog maar bar weinig is blijven hangen van het gesprek en dat de inhoud van het jaarrapport al helemaal naar de achtergrond is verdwenen. Hoe kan dat toch? Cijfers zijn toch altijd belangrijk wordt er zo vaak en door zovelen gezegd?

Troost je met de gedachte dat het bovenstaande voor heel veel ondernemers bekend in de oren klinkt én dat zelfs veel accountants hun jaarcijfers bar slecht kunnen reproduceren een paar dagen nadat ze zijn gemaakt.

In dit voorbeeld ga ik in op een lezing die ik heb gegeven aan een 50 – 60 tal accountants, fiscalisten en boekhouders. Hen stelde ik dezelfde vragen die ik ook aan ondernemers stel waar ik mee samenwerk. En wat denk je; de reacties waren ongeveer gelijk……..

De vraag

Mijn stelling was dat wanneer er één beroepsgroep is die een goed zicht moest hebben op haar cijfers, dat dat toch wel accountants/boekhouders/fiscalisten waren. Dit werd beaamd door de toehoorders. Ter controle heb ik daarom een aantal vragen.

Mijn eerste vraag: "Weet je wat je omzet is? (en schrijf deze op)"
er werd druk geschreven, dus dit was een inkoppertje.
Mijn tweede vraag luidde: "Wat zijn je bedrijfskosten? (en schrijf deze op je)"
Eerste vraag uit het publiek: "Bedoel je in of ex btw?"
En de tweede vraag: "Bedoel je in of ex personeelskosten?"
De derde vraag: "Is dat met of zonder ondernemersbeloning?"
een enkeling schreef wat op en de rest zat te wachten op antwoorden op de gestelde vragen…..  geen inkoppertje??
Mijn derde vraag was: "Wat is naast omzet en kosten de 3e resultaatbepaler waar jij jouw bedrijf op stuurt?"
"Bedoel je de prijs.......?"
"Of is dat niet gewoon het aantal klanten…..?
“Uren misschien....?”
Inderdaad: capaciteit is de derde resultaatbepaler van een bedrijf (en in het geval van accountants wordt dat uitgedrukt in uren).

Het werkelijke probleem

Of je als ondernemer nu veel of weinig ‘met cijfers bezig bent’, in de praktijk wordt er (zelfs door accountants en boekhouders) te weinig gekeken naar de eigen cijfers waarmee je je bedrijf écht stuurt. De omzet weten de meeste ondernemers nog wel op te noemen zonder in het dashboard van het boekhoudprogramma te kijken, maar bij kosten haken 8 van de 10 ondernemers af of geven ze antwoorden die meer dan 25% afwijken van de werkelijkheid.

Wat gaat er mis

Door een gebrek aan inzicht in de écht belangrijke cijfers worden er verkeerde uitgangspunten genomen. Maar wanneer het uitgangs-, of vertrekpunt niet goed is en je dus ook niet kunt bepalen of de doelstelling klopt, hoe kun je dan de juiste koers bepalen? Inderdaad: dat lukt niet, althans nooit goed.

De oplossing

Door de belangrijke cijfers inzichtelijk te hebben kun je wél komen bij het juiste vertrekpunt. Ben je in staat om de juiste doelen te stellen, waar je op kunt focussen en lukt het om de juiste koers uit te stippelen.
Wat je dan precies moet berekenen?
– Reken het aantal werkbare dagen uit (dagen per jaar dat je bedrijf geopend is).
– Reken uit wat je kosten zijn per werkbare dag (totale kosten: werkbare dagen)
– Reken uit wat je capaciteit is per werkbare dag (uitgedrukt in uren, kg, liter, aantal transacties)
– Reken uit wat je kostprijs is (per uur, kg, liter, transactie)

Gevolg

Doordat je inzicht krijgt in cijfers die bepalend zijn voor het resultaat kun je écht gaan plannen. Krijg je grip, vertrouwen en gevoel bij hoe je bedrijf financieel kunt aansturen. Het geeft rust, zorgt voor de juiste focus én een hogere Winst.
Blijf jezelf als ondernemer ontwikkelen. Laat mij je leren hoe je vanaf de achterkant van een bierviltje je bedrijf kunt sturen. Dat zorgt voor inspiratie, succes en geluk. Wil jij weten hoe ik dat aanpak? Bekijk dan mijn stappenplan.

Zijn de problemen waar jij als ondernemer mee worstelt niet heel anders dan die van een collega ondernemer? Je zit toch in een totaal andere branche? De omvang van jouw bedrijf is toch anders? Je hebt toch meer/minder personeel? De aard van je bedrijf is toch totaal anders?

Ja, dat klopt. Er zijn geen 2 bedrijven hetzelfde en je vindt (gelukkig) ook geen 2 identieke ondernemers. Maar de uitdagingen waar ondernemers mee worstelen zijn vrij universeel. Alleen kan de impact en/of de aanpak van zo’n uitdaging net wat anders uitpakken, juist door die verschillen.

Vandaar dat ik hierboven een aantal praktijkvoorbeelden beschrijf, zodat je gevoel krijgt bij ‘ondernemersuitdagingen in de praktijk’.

Hopelijk helpen ze je jou ook bij jouw ontwikkeling als ondernemer.

Heb je opmerkingen of vragen, stuur me gerust een berichtje via het formulier hier aan de rechterkant van deze pagina.