Total Cost of Ownership. Meer dan de inkoopprijs
Jouw onderneming neemt allerlei diensten en producten af. Tijdens je inkoopselectie let je op verpakkingseenheden, levertijden en natuurlijk ook de prijs. Het is echter beter óók naar de TCO – de Total Cost of Ownership te kijken.
Over routine-aankopen en investeringen
Over 24 pennen of een doos printpapier kopen, hoef je niet zo heel moeilijk te doen. Voor routine-aankopen check je van tijd tot tijd of de leverancier van de kantoorbenodigdheden nog wel aan alle verwachtingen voldoet.
Als je echter een deel van de productielijn moet vervangen, of je wilt een ERP-systeem aanschaffen, dan zul je daar goed over na moeten denken. Uiteraard zal het product of dienst moeten kunnen wat jij nodig hebt en zullen alle leveringsvoorwaarden goed moet zijn. Daar zul je de verschillende aanbieders ook op vergelijken. Maar … gedurende de hele periode dat je het product gebruikt of van de dienst gebruikmaakt, zullen er ook kosten zijn. En het is slim om deze tijdens je selectieproces in te schatten.
TCO – de Total Cost of Ownership
Met de TCO worden de totale kosten die een product of dienst gedurende de hele levenscyclus of gebruikscyclus met zich meebrengt bedoeld. Dus niet alleen de inkoopprijs, maar álle kosten. Aan de hand van twee voorbeelden zullen we dat toelichten.
TCO voorbeeld 1 – product
Printerfabrikanten leveren printers tegen belachelijk lage prijzen. Men wil jou aan hun merk binden en dan veel geld verdienen aan de inktcartridges of aan de toner. Stel nu dat een laserjetprinter een geschatte levensduur van 200.000 velletjes A4 heeft. De ene printer gebruikt daar 20 cartridges voor en de ander 23 cartridges. Met de TCO krijg je dan een beter beeld van de totale kosten.
| Laserprinter 1 | Laserprinter 2 | |
| Aanschafprijs | € 450 | € 300 |
| Cartridgekosten | € 95 | € 96 |
| Verbruik (200.000) | 20 stuks | 23 stuks |
| Printkosten | € 1.900 | € 2.208 |
| Schoonmaakkosten | € 0 | € 35 |
| TCO | € 2.350 | € 2.543 |
lijkt hier dus bijna 8% goedkoper dan printer 2 waarvan de aanschafprijs 33% lager ligt.
Wil je een eerlijk verhaal over de TCO van printers, multifunctionals en dergelijke? Neem dan contact op met Boris Peijnenborg van Copcom. Hij (of iemand van zijn team) helpt je graag verder.
TCO voorbeeld 2 – dienst
Na lang wikken en wegen, samen met collega’s, heb je besloten een ERP-systeem aan te schaffen. Een Enterprise Resource Planning programma. Hiermee ben je in staat om een aantal bedrijfsprocessen beter te managen en je bent er van overtuigd dat dit geld gaat opleveren. Je betaalt éénmalige licentiekosten van € 22.000 voor vier jaar. Maar wat gaat het nu eigenlijk kosten? Een TCO biedt uitkomst.
| Jaar 1 | Jaar 2 | Jaar 3 | Jaar 4 | |
| Licentie | € 22.000 | -- | -- | -- |
| Installatie | € 10.000 | -- | -- | -- |
| Opleiding | € 20.000 | € 2.000 | € 2.000 | € 2.000 |
| Gebruik | € 38.000 | € 4.000 | € 4.000 | € 4.000 |
| Onderhoud | € 5.000 | € 5.000 | € 5.000 | -- |
| TCO | € 90.000 | € 11.000 | € 11.000 | € 11.000 |
Conclusie. De TCO voor vier jaar is maar liefst € 123.000 en dat is ruim vijfmaal de licentieprijs. Dat hoeft niet per se een probleem te zijn, zolang je er van tevoren maar rekening mee houdt.
Wil je een eerlijk verhaal over de TCO van ERP systemen in zijn algemeenheid en Microsoft Dynamics in het bijzonder? Neem dan contact op met Stephan Feijen van Uw Dynamics Partner. Hij (of iemand van zijn team) helpt je graag verder.
Tip
Leg een TCO ook eens voor aan je account, boekhouder of adviseur. Deze kan je wijzen op nog andere kosten zoals renteverlies, enz.
Alle voordelen op een rijtje
Je krijgt met een Total Cost of Ownership niet alleen een beeld van de totale kosten tijden de gehele levenscyclus of gebruikscyclus. Je kunt er echter ook mee checken of de activiteit die je geld gaat kosten niet op een goedkopere manier gedaan kan worden. Bovendien kunt je er offertes mee vergelijken en checken of er geen overlap in kosten is tussen jou en de leverancier.
Tip
Gebruik de TCO óók om uw onderhandelingspositie met de mogelijke leverancier te versterken.
Een TCO samenstellen
Een TCO samenstellen is echter nog niet zo makkelijk. Schakel daar dus hulp bij in:
De leverancier. Die moet je inzicht kunnen geven in de kosten die nog komen gaan. Stel hem vragen zoals “Wat is de levensduur”, “Hoe vaak moet er onderhoud plaatsvinden?”, “Welke onderdelen moeten er dan vervangen worden?”, “Wat kosten de updates voor het systeem de komende vier jaar?” “Kunnen onze computers met dit systeem werken?”, Enz.
Je collega’s. De echte gebruikers hebben vaak een beter beeld dan jij zelf. Schakel ze dus in.
De offerte. Vaak worden extra kosten ook in de offerte genoemd. Denk aan transportkosten, installatiekosten, e.d.
Gratis checklist. Zelf aan de slag? Download onze checklist TCO.
Tip
Bepaal van belangrijke aankopen en investeringen altijd van tevoren de TCO, de Total Cost of Ownership. Download onze checklist als hulpmiddel of neem contact met ons op.
Ben jij benieuwd of mijn toegevoegde waarde net zo sterk is als jouw koffie? Klik dan hier voor een gratis kennismakingsgesprek.
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay
